Databeleid: Noodzakelijk of overbodig

Wij produceren met z’n allen dagelijks zo’n 44 zettabytes (volgens metingen van SeedScientific). Dit is 44 miljard terabyte (ter vergelijking: in de nieuwe Iphone 13 komt voor het eerst een versie met 1 terabyte). Ongelofelijke hoeveelheden, maar een feit is dat veel van deze data onbenut blijft voor organisaties. Met de juiste aanpak en tools is het mogelijk relevante data om te zetten naar waardevolle en bruikbare informatie.

In het digitale tijdperk waarin we zitten wordt data gezien als het nieuwe olie. Dit kun je mede zien aan grote organisaties zoals Facebook, Google en Microsoft die hun business model hebben ingericht op het aanbieden van ‘gratis diensten’ aan consumenten en organisaties en verkopen van data en advertenties aan klanten. De kracht van deze organisaties is dat ze in staat zijn data om te zetten naar informatie en vervolgens middels analyses, datamining, artificial intelligence en algoritmen informatie om te zetten naar kennis. Als je aansluitend kennis kunt toepassen ontstaat intelligentie. Dit is het hoogst haalbare doel van iedere organisatie.

De praktijk

Binnen de meeste organisaties blijft het nemen van concrete stappen naar het transformeren van data naar intelligentie droomdenken. Helaas nemen de meeste organisaties beslissingen op basis van de meest primaire gegevens. Door databeleid te formuleren en uit te voeren (uiteraard) is vrijwel iedere organisaties in staat een grote stap voorwaarts te zetten. De belangrijkste stap is dat organisaties de beschikbare data (waar zich deze ook bevindt) omzet naar iets dat voor jouw organisatie waardevolle en aanvullende informatie oplevert. Dat proces, om van data tot olie te komen, vraagt om achtereenvolgens het consolideren, transformeren en analyseren van data. Hiervoor is databeleid meer dan nodig. 

Bij organisaties zien we dat er, meestal gebaseerd op een vraag vanuit de organisatie, kleinschalig en voorzichtig wordt gestart met het analyseren van beschikbare data. Data uit verschillende bronnen worden gecombineerd om meer beeld en geluid te krijgen bij mogelijkheden tot verbeteringen van efficiency of om omzetschommelingen te verklaren. Deze stappen bevestigen vaak de potentie van beschikbare data, maar zijn helaas vaak ad hoc en éénmalig. Databeleid is noodzaak.

Databeleid

Het opstellen van een gericht plan waarin je, gebaseerd op de eerdergenoemde kleinschalige inzichten de potentie van beschikbare data hebt weten aan te tonen, om echt structureel van data naar intelligentie te komen is een eerste stap naar (succesvol) databeleid. Maak in dit plan duidelijk waar de data zich bevindt, hoe deze beschikbaar gesteld kan worden en hoe data kan worden geconsolideerd, getransformeerd en geanalyseerd. Reken uit wat de kosten en uiteraard wat de baten zijn in een business case. Als data voor jouw organisatie de olie is, moet dat ook hieruit blijken. Alles bij elkaar vormt dit plan de basis waaraan je uiteindelijk ook data governance (procedures en richtlijnen) en het waarborgen van datakwaliteit in opneemt: databeleid.

Databeleid: Noodzakelijk of overbodig

Het mag duidelijk zijn dat databeleid noodzakelijk is wil je beschikbare data niet alleen voor ad hoc doeleinden gebruiken, maar structureel in onder meer je besluitvormingsprocessen. Wanneer de wil ontbreekt om droomdenken om te zetten naar een beleid en deze ten uitvoer te brengen is uiteraard alle energie verloren tijd.

Databeleid en informatiebeveiliging

‘Databeleid is in het kader van informatiebeveiliging ook cruciaal’ aldus Rob de Leur van QVox. ‘Het bepalen op welke plaatsen persoonsgegevens worden opgeslagen, het vaststellen van welke (persoons)gegevens er worden opgeslagen en hoelang deze worden bewaard zijn allemaal onderdelen van een goed databeleid. Het gaat bij informatiebeveiliging niet zozeer op het benutten van de potentie van data, maar om het beperken van risico’s. Een belangrijk neveneffect van databeleid.’, aldus De Leur.

#Aim2Secure